この記事で分かること
- 営業日報と営業会議が重くなる3つの理由
- 日報に本当に要る4つのこと
- 商談の文字起こしが、そのまま報告になる形
- 会議は、決めることだけにする
画面はデモ用に再現したものです。登場する会社・人物は架空です。
日報を書く時間が、夜に回っていませんか
お客様を回って会社に戻り、夕方から日報を書く。週に一度の営業会議では、一人ずつ状況を読み上げる。日報も会議も、やめるわけにはいかない。けれども、営業の時間をかなり使っています。
日報と会議が重くなる理由は3つ
1. 日報が「上司に報告するため」の書類になっている
書く本人は、自分のために読み返すことがほとんどありません。上司も、全員分を毎日読み込む時間はありません。書かれても、使われない状態になりがちです。
2. 後から書くので、中身が薄くなる
1日の終わりにまとめて書くと、細かいやりとりは思い出せません。「訪問。検討中」のような短い言葉が並びます。
3. 会議が、状況の読み上げになる
日報に残っていないので、会議で口頭で聞くことになります。読み上げに時間が取られ、決めることが少なくなります。
日報に本当に要る4つのこと
日報の書式を見直すときも、次の4つが残っているかを確かめてください。
- 誰と会ったか（決める人に会えたか）
- 何を言われたか（相手の言葉のまま）
- 次の約束と期限
- 次に誰に会う必要があるか
この4つは、あとから思い出して書くより、商談の場の言葉から拾うほうが正確です。
商談の文字起こしが、そのまま報告になる
商談の文字起こしを、会社のフォルダに入れます。
AIが文字起こしを読み、誰と会って、何を言われて、次に何をするかを、記録にまとめます。営業は中身を確かめて「確定」と言うだけです。この記録が、そのまま日報になります。
約束と期限も、文字起こしから拾い出します。
翌朝には、その約束が「今日やること」に出てきます。書いた日報を自分で読み返さなくても、次の行動につながります。
文字起こしの取り方は、会社によって違います。会議ツールの文字起こしの機能を使う、録音して文字にする、などです。どれを使うかは、相談のときに決めます。
会議は、決めることだけにする
記録が残っていれば、会議の前に、状況はもう分かっています。会議では、どこに力を入れるか、どのお客様に誰が会いに行くかを、決めることに時間を使えます。
週ごとの報告メールがすでにある会社は、そのメールと予定表から、お客様ごとの進捗と、週に一度見る1枚をつくるところから始めることもできます。
いま動いている部分と、作っている部分
| 部分 | 状態 |
|---|---|
| 朝のまとめ、メールの下書き、予定と会議の登録、商談の記録、顧客カルテの更新 | 架空の会社で動いています。メールの下書き・予定・ファイル作成・Teamsへの投稿は、Microsoft 365 の本物の環境でも確かめています |
| 顧客カルテとキーマンマップの画面（Excelの表から画面をつくる） | 架空のデータで動いています |
| 文字起こしから、この表の形へ自動で1行足す部分 | 仕組みの模型では動いています。この表の形でつなぐのは、これからです |
関連する記事
この仕組みを、自社で動かしたい方へ
報告や会議の形は、会社ごとに違います。いまの日報や報告メール、会議の進め方を伺い、何を残して、何をやめるかを決めるところから進めます。
▶ AI自動化パッケージ：戦略的営業AI化
勝てる案件を見極めて集中する「戦略的営業」を、中小企業でも。話した内容・メール・予定から顧客の情報が溜まり、AIが次の一手を出します。
戦略的営業AI化の内容を見るハヤたくAIの支援サービス
ハヤたくAIでは、10年以上の代表取締役経験とAI実装の知見をもとに、中小企業のAIによる経営強化支援を行っています。業務リストに基づいたヒアリングから、2週間以内にAI化設計書のご提案、伴走する場合も私自身が一部フィーをいただきながら実現していきます。
45分無料相談を申し込む →