この記事で分かること
- SFA・CRMやExcelの管理表が定着しない3つの理由
- 入力をやめて、話した内容から記録が溜まる形
- 人が確かめること
- いま動いている部分と、作っている部分
画面はデモ用に再現したものです。登場する会社・人物は架空です。
SFA・CRMを入れても、入力されない
営業の管理のために、SFAやCRM、あるいはExcelの顧客管理表や案件管理表を用意した。それなのに、しばらくすると更新されなくなる。
理由は、仕組みの側にあります。
定着しない理由は3つ
1. 入力は、営業本人にとって得が無い
入力した情報を使うのは、主に管理する側です。営業本人にとっては、お客様に会う時間を削って行う作業になります。忙しい週ほど後回しになります。
2. 入力されないので、データが古くなる
入力が遅れると、表の中身と現場の状況がずれます。管理する側は表を見ても判断できず、結局、営業に口頭で聞くことになります。こうなると、表はますます使われなくなります。
3. 入力を強制すると、中身が形だけになる
入力を義務にすると、項目は埋まりますが、「訪問済み」「検討中」のような短い言葉が並びます。お客様が何に困っていて、誰が決める人で、何を約束したのかは残りません。
入力をやめる
AIを使うと、営業が入力しなくても、記録が溜まる形にできます。
営業がやるのは、商談の文字起こしを、会社の共有フォルダに入れることだけです。
AIが文字起こしを読み、誰と会って、何を言われて、次に何をするかを、商談の記録にまとめます。営業は中身を確かめて「確定」と言います。
記録は、案件の表に1行ずつ増えていきます。
その記録から、お客様ごとのカルテができます。表には、お客様が話した言葉がそのまま残ります。たとえば、困りごとは「主軸が今年3回止まった」、選ぶ基準は「止まる回数が減るか、保全の2人の手間が増えないか」、予算の時期は「2月の役員会」といった形です。
人が確かめること
AIがまとめた記録が合っているかは、営業本人が確かめます。お客様に送るメールや、金額と約束は、人が決めます。AIは記録と下書きまでです。
いま動いている部分と、作っている部分
| 部分 | 状態 |
|---|---|
| 朝のまとめ、メールの下書き、予定と会議の登録、商談の記録、顧客カルテの更新 | 架空の会社で動いています。メールの下書き・予定・ファイル作成・Teamsへの投稿は、Microsoft 365 の本物の環境でも確かめています |
| 顧客カルテとキーマンマップの画面（Excelの表から画面をつくる） | 架空のデータで動いています |
| 文字起こしから、この表の形へ自動で1行足す部分 | 仕組みの模型では動いています。この表の形でつなぐのは、これからです |
Excelの顧客管理・案件管理を使っている会社でも
新しい管理ソフトは入れません。いまお使いのメール・予定表・フォルダで動かします。いまお使いのExcelの表を元に、記録の表をつくることもできます（表の形は相談で確認します）。
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この仕組みを、自社で動かしたい方へ
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