所員によって、何が違っていたのか
「人による差」とひとことで言われるものを、分けてみます。違っていたのは、この2つだけでした。
| いま | あるべき |
|---|---|
| ① その日やることが、人によって違う 朝メールを全部読んでから考え始める人もいる。期限が近い顧問先がどこか、本人しか把握していない。 |
出社した時点で、今日やることと期限が決まっている 誰が見ても、どこが止まっているか分かる。 |
| ② 分からないことは、人に聞くしかない その顧問先のクセを知っているのは担当者だけ。聞かれた側の手も止まる。同じことを何度も聞かれる。 |
分からないことは、自分で引ける 人に聞くのは、そこに無いときだけ。聞かれた回数が月を追うごとに減る。 |
原因は「ベテランの頭の中」ではありません
よくある整理はこうです。「ベテランの頭の中に知識がある。だから教育して伝える」。この整理をすると、教育でしか解けなくなります。
知識はあります。伝えるための手順が無いだけです。
だから、伝わり方が人によって変わり、伝えたものが残らず、同じことを何度も伝えることになります。
- ・伝える手順が決まっていない ── 誰が教えるかによって、内容も順番も変わる
- ・伝えた内容が残らない ── その場の口頭で終わり、次に使える形にならない
- ・伝わったか確かめる場がない ── 差し戻しで初めて分かる。同じ指摘が繰り返される
※ 教育は続けてください。そのうえで、教育が効きやすい土台をつくります。
AI化の設計 ── 2つのまとまり
御社の顧問先の数と契約区分に合わせて作り、そのままお渡しします。以下は設計の中身です。社名・数値は想定です。画像をタップすると拡大します。
【上段】業務の進行を見る ── ①の「その日やることが違う」を解く
進行台帳
▶ 顧問先からメールが届いたら、月次のタスクが自動で消し込まれる。
20社が、いまどの工程で止まっているか。止まっている社は ✕ で並び、理由まで残ります。取りまとめる方が、毎朝これを見ます。
週次計画
▶ 今週やること・前倒しできるもの・止まっているものを、AIが材料として出す。
前の週の金曜に、ご本人が1週間の段取りを組みます。青い行がAIの出す材料、白い行はご自身で書く欄です。朝ゼロから考える時間がなくなります。
【下段】分からないことを引く ── ②の「人に聞くしかない」を解く
顧客ナレッジ
▶ 聞けば、その顧問先の判断とクセが返る。
「按分いくつでしたっけ」「この部屋の振込名義は誰でしたっけ」。担当者の記憶の中にしかなかったものが、ここに出てきます。担当が代わっても、引き継ぎで止まりません。
FAQリスト
▶ 答えが無かったものはここに落ち、③のナレッジに育っていく。
書くのは「質問」と「回答」だけ。どのナレッジに入れるかはAIが提案し、熟練の方が月1回まとめて ○ を押したものだけが③に入ります。経験の浅い方の知識が、月を追うごとに増えていきます。
上段で「いま何が止まっているか」が分かり、下段で「分からないことが自分で引ける」ようになります。
この2つは別々に回ります。メールが届いて動くのは上段だけで、下段のナレッジは、人が聞いて答えて ○ を押したときにだけ増えます。
どちらもスプレッドシートです。新しいアプリは増やしません。そしてAIがやるのは、状態の更新・止まっている理由の記録・下書きの作成・候補を並べることまで。判断はしません。
どの工程に、AIはどれくらい効くか（効かないものも書いています）
自社がどこに当てはまるかの判定にお使いください。
| 工程 | AI効果 | ひとことで |
|---|---|---|
| 月次コメントの作成 | ★★★ | 人による差が一番出る場所 |
| 契約書の論点抽出 | ★★★ | 会計ソフトもOCRも届いていない領域 |
| 進捗と期限の見える化 | ★★★ | 現場の一番の痛み。ただし半分は仕組みの話 |
| チェック観点の型化 | ★★☆ | ベテランのレビュー工数を解放する |
| 仕訳ルールブック | ★★☆ | 経験の浅い方が自分で判断できるようになる |
| 受領管理・不足の検出 | ★★☆ | 朝の振り分けに効く |
| 催促 | ★☆☆ | 手間は減らせますが、問題は解けません |
| 仕訳の入力そのもの | ★☆☆ | 記帳代行で既に回っているなら、重ねる意味はありません |
現場が一番痛いのと、AIが一番効くのは、同じ場所ではありません。痛いのは進捗の見えなさ・朝の振り分け・催促。効くのは月次コメント・チェック観点・契約書の論点。ここを混ぜると、いちばん痛い催促にAIを当てて、効かずに終わります。
催促は、AIでは解けません
催促は3段に分かれます。誰が何を出していないかの把握と催促文の作成は、仕組みで解けます。ですが相手が動くかどうかは、顧問先の都合です。ここは解けません。
顧問先を5社想定して、止まっている理由まで書き出すと、5社とも理由が違います。担当者の交代で引き継がれていない、過去の判断が残っていない、資料が整理されていない、月末まで着手できない、返信が来ない。催促の自動化が効くのは、このうち1社です。
5社に共通していたのは、いまどこで止まっているのかが誰にも見えていないことでした。だから先に作るのは、催促の仕組みより、止まっている場所が見える進行台帳です。
顧問先の情報を、AIに入れても大丈夫か（税理士法38条）
税理士には税理士法38条の守秘義務（罰則あり）があります。だから最初にやるのは、AI導入ではなく線引きです。
| 情報の種類 | 扱い |
|---|---|
| ① 公開情報（法令・公的資料・一般知識） | 自由に使えます |
| ② 社内情報（手順書・テンプレ・判断の型） | 環境を決めて使います |
| ③ 顧問先情報（実名・金額・個人情報） | どこに置くかを、事務所のポリシーとして先に決める |
法人向けの契約には、入力が学習に使われない前提のものがあります。口頭で「大丈夫です」とは言いません。規約の実物をお見せします。
論点は、誰が・何を・どこに入れていいかが社内で決まっているかどうかです。決まっていないと、真面目な人ほど使わなくなります。ここを先に決めます。
ご提案をお出しするまで、御社のデータはお預かりしません。このページの表示がすべて想定の情報になっているのも、同じ理由です。
自社だけでも作れます。ただし、続きません
ここまでお見せしたものは、作ろうと思えば作れます。読んで自社で作れそうなら、それでかまいません。難しいのは、作った後です。
試す：回し始めると「実務と合わない」が必ず出て、そこで止まります。本業の合間に、その試行錯誤の時間は取れません。
広める：使う人と使わない人に分かれると、結局もとに戻ります。
ハヤたくAIがお引き受けしているのは、作って渡すことではなく、現場で使われ続ける状態まで持っていくことです。
誰がやるのか
たくわん｜ハヤたくAI 代表
元・代表取締役 11年（年商73億→110億）／MBA／現・プライム上場企業でAI実装を担うマーケティング責任者
「AIの話をしに来ません。御社の、あの面倒な仕事の話をしに来ます」
経営をやっていたので、費用対効果の話は正直にします。効かない工程は、効かないと申し上げます。
この解決策は、あくまで一例です
事務所ごとに、顧問先の数も契約の区分も工程も違います。
そのままでは当てはまりません。御社の課題を伺って、御社向けのAI設計書をお作りします。
STEP2 2週間以内に「どの業務を、どのAIで、どう変えるか」を明文化したAI設計書をお渡しします
STEP3 中身にご納得いただいてから、はじめて始まります